A través de la Coordinación de Seguimiento y Control de Gestión se
establecerán controles destinados a ayudar a los distintos niveles de decisión
a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento,
desempeño y evolución de los proyectos institucionales, fijados a partir de
metas alcanzables y medibles y en los cuales se involucren procesos de
administración, estadísticas y planificación, así como coordinar las
actividades relacionadas con: la Elaboración de los Planes, Informe de Gestión,
Memoria y Cuenta, Informe Presidencial, Seguimiento y Control Institucional
y de las Inversiones realizadas garantizando la Recolección, Jerarquización,
Cuantificación, Procesamiento y Análisis de Estadísticas, así como también
Coordinar y Soportar Técnicamente al Consejo Directivo en la Planificación de
Políticas Públicas Institucionales.
Este proyecto dirigirá las acciones tendientes a evaluar la estructura
administrativa de la Institución y a formular y desarrollar programas que
permitan mejorar su operación y control, a través de una administración
integral que incorpore el uso de la tecnología, simplificando los procesos
administrativos y que propicie el uso óptimo y transparente del patrimonio y
los recursos institucionales.
Se establecerán los elementos generales necesarios para sustentar una
permanente labor de diagnóstico y desarrollo del sistema administrativo-
financiero de la Institución, mediante estrategias para incrementar la
efectividad y la eficiencia del sistema, con la inclusión de políticas tendientes
a mejorar el uso de los recursos, guiar las actividades de sus miembros en las
direcciones apropiadas, y a supervisar, evaluar y autorregular el sistema en
general.
Se aplicarán indicadores de evaluación de la información financiera,
contable y de administración de recursos físicos y se desarrollarán acciones
tendientes a encontrar fuentes alte
rnas de financiamiento, en adición de los
recursos otorgados por el gobierno.
Dentro de las metas a corto, mediano y largo plazo se encuentran:
Planificar y tomar decisiones que coadyuven al esclarecimiento de
objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas,
determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de políticas
públicas dentro de la Institución.
Organizar y agrupar las actividades necesarias para desarrollar los
planes en unidades directivas y definir las relaciones entre las unidades
operativas.
Coordinar con los diferentes jefes la obtención de recursos para el logro
de planes y proyectos institucionales.
Dirigir e instruir a los responsables de los proyectos institucionales de
llevarlos a cabo y propiciar las relaciones comunicacionales entre directivos y
ejecutores.
Controlar y vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más
exactamente posible a los proyectos programados.
Desarrollar y darle continuidad a la elaboración de los correspondientes
informes solicitados por el Superior Despacho.
Diseñar estrategias e indicadores de evaluación institucional cónsonas
a las políticas públicas.
Diagnosticar debilidades, amenazas, oportunidades y fortalezas
institucionales para la aplicación de políticas públicas.
Elaborar estrategias institucionales para el aprovechamiento y uso
eficiente de la energía eléctrica.
Crear sistemas de información para la planificación y la promoción de la
participación popular informada en la gestión institucional.
Presentar acciones y proyectos destinados a promover la conciencia del
deber social comunitario institucional.
Propiciar la simplificación de trámites administrativos eliminando el
burocratismo.
Establecer una estructura de administración soportada en una
normatividad que permita determinar sistemas y procedimientos ágiles y
eficientes, en apoyo a las actividades sustantivas de la Institución.
Coadyuvar en la modernización del sistema administrativo-financiero
en torno de objetivos, normas, políticas, estándares de calidad y
procedimientos administrativos comunes que propicien la coordinación e
integración institucional.
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo y
aprovechamiento de los recursos y en la consecución de los fines
institucionales.
Fortalecer las finanzas a través de los correspondientes análisis y
sugerencias.
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Se continuará con la revisión sistemática de la estructura administrativa
actual, con el propósito de ir adaptándola a los requerimientos de la política
educativa universitaria establecida por el gobierno revolucionario hasta
lograr la completa armonización tanto de la compleja distribución de sus
dependencias como del manejo administrativo de las mismas, seleccionando
los procedimientos y medios óptimos para resolver la problemática
identificada e implantar los mecanismos más adecuados para el control de
calidad en los procesos administrativos.
Se proseguirá en la elaboración de los manuales de normas y
procedimientos de aquellas dependencias que así lo ameriten e iniciar un
proceso de revisión, actualización y transformación de los procesos y
procedimientos administrativos y de planificación adecuados al nuevo
modelo organizativo de Universidad Politécnica, con miras a la eficacia,
eficiencia, calidad y excelencia.
A partir de la estructura proyectada se determinarán los ajustes o
cambios administrativos requeridos tanto a nivel general como en el interior
de cada una de las entidades y dependencias universitarias, a fin de que éstas
cuenten con una administración adecuada a las necesidades sustantivas de los
procedimientos realizados.
En la ilustración de la estructura propuesta se conformarán equipos
multidisciplinarios que precisarán las funciones y actividades específicas que
deba desarrollar cada uno de los elementos que la conforman para contar con
las unidades administrativas básicas de operación y el personal idóneo
requerido, y se consolidará el proceso de rotación periódica y evaluación
integral del personal administrativo en las distintas regiones universitarias.
Se difundirán los manuales de organización y de procedimientos, a
partir de los cambios que se realicen en la estructura administrativa; labor que
se hará en forma permanente y sistemáticamente, pues se retroalimentará con
procesos de evaluación que permitan su mejora continua.
En la actualidad, se cuenta con la mayoría de los manuales de normas y
procedimientos administrativos, entre los cuales se cuenta: Manual de
Normas y Procedimientos de Gestión de Tesorería, Manual de Normas y
Procedimientos de la Gestión de Almacén, Manual de Normas y
Procedimientos de la Gestión de Bienes Nacionales, Manual de Normas y
Procedimientos de la Formulación y Programación del Presupuesto, Manual
de Normas y Procedimientos de la Distribución Administrativa del
Presupuesto, Manual de Modificaciones Presupuestarias, Manual de Normas y
Procedimientos de Registro, Ejecución y Control del Presupuesto, Manual de
Normas y Procedimientos de la Gestión de Pagos, Manual de Normas y
Procedimientos de la Gestión de los Servicios de Comedor, Manual de Normas
y Procedimientos de la Gestión de Contrataciones Públicas (Manual de
Compras, Manual de Normas y Procedimientos de la Gestión de Los Procesos
Contables (Manual de Contabilidad), Manual de Normas y Procedimientos de
los Informe de Gestión de Compromiso de Responsabilidad Social, Informe de
Gestión y Memoria y Cuenta Institucional, Manual de Normas y
Procedimientos para la Seguridad de la Plataforma Informática, Manual de
Normas y Políticas Organizativas, Manual del Organigrama Institucional,
Manual de Lineamientos del Sistema de Codificación, Manual de Normas y
Procedimientos Comunes, Manual de Normas y Procedimientos para la
Elaboración del Informe de Logros de Gestión Institucional y Mensaje
Presidencial, así como del Manual de Normas y Procedimientos del Programa
de Pasantías y el Manual de Normas y Procedimientos de Control de Estudios.
NORMATIVIDAD
La institución dedicará sus mejores esfuerzos en la revisión y
actualización y observancia de su cuerpo de normas con el propósito que
respondan a los nuevos requerimientos de control interno con apego a las
leyes nacionales y sus respectivos reglamentos.
No obstante, el nuevo modelo educativo y los cambios en la estructura
organizativa hacen previsible un proceso de adecuación jurídica que sustente
la transformación y el cambio, a fin de contar con instrumentos que regulen
adecuadamente la vida interna de la Institución.
En función de la complejidad de los procesos de revisión normativa, se
requerirá del esfuerzo y aportación de todos los miembros de la comunidad
universitaria, y será necesaria una planificación cuidadosa de los tiempos y
condiciones en que estas tareas se ejecuten, así como de las características
principales de la normatividad nueva.
Actualmente, se cuenta con nuevos Reglamentos y Normas relativas al
desempeño del Comedor, Compras, Biblioteca, Manejo del Presupuesto, de los
Ingresos Propios, Pagos de Obvenciones, Rediseño del sistema de evaluación
del personal administrativo, normas de convivencia estudiantiles, normas de
convivencia del personal docente, administrativo y obrero, normas relativas a
la Producción Institucional.